Alleinunterhalter und Musiker CoolCat gibt Tipps zur gelungenen Geburtstagsparty
Alleinunterhalter und Musiker CoolCat gibt 14 Tipps, wie die Geburtstagsparty gelingt
Nicht für jede Geburtstagsparty braucht es gleich den Event-Profi. Doch nichts spricht gegen den einen oder andern Gratis-Tip. Warum nicht vom Know-How des erfahrenen Musikers und Alleinunterhalters profitieren?
Als Alleinunterhalter und Musiker CoolCat verfüge ich über die Erfahrung aus rund 1000 kleinen und grossen Events. Mit unzähligen Hochzeitspaaren und Geburtstagskindern, aber auch mit professionellen Eventagenturen durfte ich bislang zusammenarbeiten.
Dabei lernt man als Musiker und Alleinunterhalter die Mechanismen eines Events kennen. Erlebt, was eine Geburtstagsparty zum unvergesslichen Erlebnis werden lässt und welche Fallstricke bei der Planung drohen.
In 14 Punkten gebe ich hier meine Erfahrungen als Alleinunterhalter und Musiker weiter. Wie Sie eine gelungene Geburtstagsparty organisieren, die wunderschöne Erinnerungen schreibt.
1. Auf welche Weise möchten Sie Ihren Geburtstag feiern?
Die Mutter aller Fragen: Wie stellen Sie sich Ihr Fest vor? Welche Art von Party liegt Ihnen? Wie wäre es Ihnen wohl? Wie möchten Sie Ihr Fest erleben? Was ist Ihnen wichtig?
Möchten Sie im kleinen Kreis gemütlich essen gehen? Oder steht Ihnen der Sinn nach der grossen Sause? Nach der ausgelassenen Motto-Party in einer passenden Lokalität? Nach der irren Fête im Sinne der amerikanischen Film-Komödie „Der Partyschreck“ (da wär ich aber gern dabei…)?
Wünschen Sie musikalische Unterhaltung wie einen Alleinunterhalter, Musiker, eine One Man Show oder sonstige Showacts? Möchten Sie eine Tanzparty organisieren?
Es gibt dutzende Möglichkeiten, ein gelungenes Fest zu organisieren. Verschaffen Sie sich als erstes Klarheit über die Art Ihres Anlasses. Werden Sie sich bewusst, wie Sie Ihre Party gestalten möchten.
2. Werden Sie sich Ihrer Möglichkeiten bewusst
Und zwar: Organisatorisch, zeitlich, finanziell. Ein Fest mit 200 Gästen, Pauken und Trompeten und dem 20köpfigen bekannten Unterhaltungsorchester in einem angemieteten Schloss ist aufwendig in der Planung. Und bedingt den grösseren zeitlichen Vorlauf als das Familienfest im kleinen Kreis in der Waldhütte. Und wahrscheinlich um ein vielfaches teurer…
Möchten Sie sich mit Organisation und Durchführung selber befassen? Oder wollen Sie einen Profi, etwa eine Eventfirma, beiziehen? Mit welchem Budget statten Sie Ihr Fest aus? Welches sind Ihre Wünsche und welches Ihre finanziellen Möglichkeiten? Wie korrespondieren beide Faktoren miteinander?
Beantworten Sie diese Fragen und legen Sie fest, wieviel Sie für Ihre Party ausgeben wollen.
3. Starten Sie die Planung frühzeitig
Die Art, wie Sie Ihr Fest feiern möchten, hat Auswirkungen auf den Zeitplan der Vorbereitungen. Je grösser oder spezieller das Fest, um so eher sollten Sie die Organisation beginnen.
Nicht jede Art von Fest bedingt die selbe Vorlaufszeit. Starten Sie Ihre Planung mindestens ein halbes Jahr im voraus. Je eher, desto besser. Die „Traumhochzeit“ sollte wenigstens ein Jahr im voraus angegangen werden. Die Familienfeier in der Waldhütte schaffen Sie wahrscheinlich schneller…
Wie auch immer: Starten Sie Ihre Vorbereitungen frühzeitig.
4. Legen Sie das Datum fest
Wann soll das Fest stattfinden? Legen Sie ein Datum fest und verhindern Sie Terminkollisionen.
Immer gut: Freitag oder Samstag abend. Oder der Abend vor einem Feiertag. Oder der Sonntag nachmittag – wenn es eher gemütlich zugehen darf.
Klären Sie ab: Planen Kollegen ein ähnliches Fest oder findet an Ihrem Wunschtag das grosse Dorf- oder Turnfest statt? Wie steht es mit dem Essen oder der musikalischen Unterhaltung? Gute Dienstleister sind oft Monate im voraus gebucht. Wünschen Sie sich also einen bestimmten Caterer oder die Partyband, den DJ oder Alleinunterhalter und Musiker ihrer Wahl: Fragen Sie jetzt nach deren Verfügbarkeit!
5. Erstellen Sie eine To-Do-Liste
Erstellen Sie eine Checkliste. Notieren Sie alles, was erledigt werden muss. Und versehen Sie jede Aufgabe mit einem Termin, bis wann diese abgearbeitet werden soll. Und: Halten Sie sich daran!
6. Wen wollen Sie einladen?
Wen möchten Sie an Ihrem Fest dabeihaben? Wieviele Gäste möchten Sie einladen? Welche Gästezahl lässt Ihr Budget zu? Erstellen Sie eine Gästeliste. Stellen sich dazu unter anderem folgende Fragen: Welches wäre eine gute Zusammensetzung der Gäste? Wer passt zusammen, welche Typen von Personen sollen eingeladen werden? Wer bringt Stimmung, wer ist eher ruhig? Gibt es Konfliktpotential? Hier geht es darum, einen guten Mittelweg zu finden. Ihre Gäste. Ein gutes Fest lebt zu einem grossen Teil von seinen Gästen.
7. Die Vorankündigung – das „Save-the-date“-Kärtchen
Insbesondere bei Anlässen mit langer Vorlaufzeit ist es praktisch: Das Kärtchen an Ihre Gäste, mit welchem Sie das Datum Ihrer Party mitteilen und darum bitten, sich den Termin zu reservieren.
Dies wird noch vor der detaillierten Einladung versandt und trägt keine weiteren Informationen als die Bitte um Termin-Reservation.
So gehen Sie sicher, dass Ihre Gäste den Termin schon mal frei halten können. Ihnen bleibt Zeit für die weitere Organisation, wie etwa der Wahl der Location.
8. Wo findet die Party statt?
Wo soll das Fest stattfinden? Suchen und buchen Sie die geeignete Location, die ihrem Platzbedürfnis gerecht wird und über die gewünschte Ambiance verfügt.
Spätestens jetzt sollten Sie sich über den gewünschten festlichen Rahmen im klaren sein. Damit der Ort des Anlasses Ihren Ansprüchen und Wünschen gerecht wird.
Gibt’s genügend Platz für die Musik, den Alleinunterhalter, die One Man Show und zum Tanzen? Hat es Platz für die allenfalls benötigte Kinderecke? Wird die Garderobe dem Ansturm gerecht – im Winter brauchts mehr Platz für die vielen Jacken…
Achten Sie auf die geeignete Grösse. Nicht zu gross, nicht zu klein. Im Zweifelsfall sollte der Raum eher etwas zu knapp bemessen sein denn viel zu gross. In einem (viel) zu grossen Raum könnte sich die Gesellschaft etwas verloren vorkommen.
Weitere Punkte, die Sie beachten sollten:
Liegt der Ort zentral oder bedeutet er für die Gäste einen längeren Anfahrtsweg? Können Sie abschätzen, ob sie diesen auf sich nehmen?
Falls Sie in einer Waldhütte planen oder ein open air Fest veranstalten möchten:
Gibt es genügend Parkplätze oder müssen Sie einen Shuttle-Service organisieren?
Welches ist die nächste Stromquelle? Gibt es spezielle Sicherheitsvorkehrungen zu beachten?
Hat es genügend Toiletten oder müssen Sie zusätzliche Mobil-WCs stellen?
Existieren für die Räumlichkeit behördliche Auflagen wie etwa zeitliche Restriktionen (Festende)?
Sind Nachbarn betroffen, die sich an der Musik oder dem Festrummel stören könnten? Bedenken Sie: Anwohner, die sich gestört fühlen, könnten dem Fest ein schnelles Ende bereiten. Ein einzelnes Telefon an die Polizei reicht…
9. Die Eckpunkte Ihrer Einladung
Ist die Location gebucht, sollten Sie sich über diese Eckpunkte der Party im Klaren werden:
Wann startet die Feier? Auf welche Uhrzeit möchten Sie die Gäste einladen?
Gibt es eine Einlaufzeit oder möchten Sie Punkt-x-Uhr starten?
Beginnen Sie mit einem Apéro?
Wann wird gegessen?
Koordinieren Sie die Planung mit ihren Dienstleistern: Caterer, Alleinunterhalter oder Partyband etc.
10. Die Einladung
Jetzt versenden Sie die Einladungen. Und zwar alle gemeinsam. Bekommt jemand die Einladung später, ist Konflikt vorprogrammiert. Vermeiden Sie dieses Fettnäpfchen.
Gut, wenn jetzt noch zwei Monate bis zum Festtermin bleiben. Erwähnen Sie in der Einladung, bis wann Sie die Zu- oder Absage wünschen.
Reisen Gäste von fern an, für welche eine Übernachtungsmöglichkeit organisiert werden müsste? Schreiben Sie dies in die Einladung.
11. „Food & Beverage“ – Speisen und Getränke
Essen und Trinken stehen natürlich im Mittelpunkt jedes Festes.
Was möchten Sie gerne anbieten? Was sagt ihr Budget?
Was passt zum Stil ihres Festes?
Das gediegene Gala-Dinner vom angesagten Catering-Unternehmen? Oder doch eher selber zubereiten? Spaghetti-Plausch? Grill und Salatbuffet? Fondue Chinoise oder Raclette?
Können Sie Hilfe von Freunden oder der Familie beiziehen? Oder möchten Sie „Ihren Abend“ kochend, servierend, abwaschend und aufräumend verbringen?
Sprechen Sie mit zwei, drei Catering-Unternehmen, dem Metzger in Ihrer Region. Lassen Sie sich beraten, holen sie Offerten ein. Die Profis schneidern Ihnen ein Angebot auf Ihr Budget zu!
Woher beziehen Sie die Getränke? Holen Sie selber ab oder lassen Sie den Caterer liefern? Fragen Sie beim lokalen Getränkehändler oder der Brauerei Ihrer Region nach.
Von der Zapfanlage über Festbänke bis hin zu Bechern verleihen diese oft viel nützliches Material!
12. Die Unterhaltung
Bereits unter Punkt 1 haben Sie sich Gedanken über die Art Ihres Festes gemacht. Und den Künstler Ihrer Wahl sicher bereits gebucht, falls Sie genaue Vorstellungen haben.
Wenn nicht, ist es jetzt Zeit, die Unterhaltung zu planen.
Möglichkeiten gibt es viele. Anbieter ebenso: Zauberer, Clowns, Musiker, Komiker. Partybands, DJs, Alleinunterhalter. Profis und Hobby-Künstler. Entscheiden Sie, welche Art Unterhaltung Ihnen liegt. Und legen Sie den Betrag fest, den Sie investieren möchten.
Musik als zentrales und verbindendes Unterhaltungselement ist naheliegend. Die musikalische Umrahmung eines Anlasses ist ein kleines, jedoch wesentliches Detail. Die passende Art von Musik ist ein entscheidender Stimmungsfaktor.
Die „richtige“ Musik ist für jeden Anlass, ob Hochzeit, Geburtstagsparty oder Firmenevent, Gold wert. Sie kann entscheiden über Erfolg oder Misserfolg eines Events
Holen Sie Offerten ein, klären Sie Platzbedarf und sonstige Bedürfnisse der Künstler. Regeln Sie die Abmachungen schriftlich.
In einem meiner früheren Blog-Beiträge habe ich einige Infos über die Wahl der Musik festgehalten:
13. Die Dekoration
Die Dekoration: Organisieren Sie eine Mottoparty, ist die entsprechende Dekoration natürlich Pflicht. Ansonsten ist in einer geeigneten Location mit der stimmigen Ambiance in der Regel kein grosser Dekoaufwand nötig.
Unumgänglich ist indes die richtige Beleuchtung. Neonröhren verderben die Partystimmung. Bereits ein bisschen dimmen hilft. Oder schrauben Sie die eine oder andere Röhre raus. Reduzieren Sie die Beleuchtung auf ein wenig Grundlicht und schaffen Sie eine gemütliche Ambiance mit Kerzen auf den Tischen.
Oder fragen Sie Ihren Musiker: In der Regeln bringen Profis stromsparende LED-Scheinwerfer mit und packen auf Anfrage sicher den einen oder anderen dazu, wenn Sie den Raum entsprechend ausleuchten möchten.
Ebenfalls wirkungsvoll und günstig: Die guten alten Luftballons und ein paar Rollen Papierschlangen.
14. Die Stimmung
Welche Stimmung dürfen Sie an Ihrem Fest erwarten? Haben Sie all die vorgängig beschriebenen Punkte beachtet, ist die Grundlage für eine gelungene Party gelegt.
Was es nun noch braucht: Ein wenig aktive Beteiligung ihrer Gäste.
Entscheidend ist – wie unter Punkt 6 beschrieben – die Zusammensetzung der Gästeliste. Es braucht den einen oder anderen extrovertierten Gast, den „Eisbrecher“. Das Pärchen, welches sich als erstes zu tanzen getraut…
Haben Sie sich darüber hinaus für die passende Musik entschieden, steht einer unvergesslichen Feier und vielen schönen Erinnerungen nichts mehr im Weg!
Auch ohne den angemalten Elephanten wie im eingangs erwähnten Film „Der Partyschreck“…
Viel Spass!
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Alleinunterhalter und Musiker CoolCat spielt eine abwechslungsreiche Mischung aus Oldies, Rock’n’Roll, Country, Schweizer Hits, Schlagersongs, Rock, Blues, Reggae etc. Die Coversongs für Partystimmung pur!
Deshalb ist CoolCat der Alleinunterhalter und Musiker der ersten Wahl – die One Man Show für Ihren Anlass:
- Breit gefächertes Repertoire
- Äusserst geringer Platzbedarf
- Stets angenehme Lautstärke
- Kein Selbstdarsteller
- Zuverlässig und professionell
- Beste Referenzen
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